Privatlivspolitik

28. januar 2019

Sidst revideret: 11-06-2018

Privatlivspolitik for Nyt Europa

 

Vi behandler personoplysninger og skal derfor overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

 

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når vi bliver bedt om det.

 

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

 

Nyt Europa er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

 

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktpersoner, som er:

 

Kontaktpersoner: Julie Rosenkilde og Jacob Bjelskov Jørgensen

 

Adresse: Svanevej 22, 2 sal 2400 København NV

 

CVR: 20920335

 

Telefonnr.: Julie Rosenkilde 28438847 & Jacob Bjelskov Jørgensen 20975244

 

Mail: jr@nyteuropa.dk & Jacob@nyteuropa.dk

 

Hjemmeside: http://www.nyteuropa.dk

 

 

 

Behandling af personoplysninger

 

Vi behandler følgende personoplysninger:

 

  1. Medlemsoplysninger:

–          Kontaktoplysninger som navn, adresse, køn, indmeldelsesdato, telefonnummer, medlemsnummer, fødselsdato og E-mailadresse.

 

  1. Oplysninger om frivillige:

 

–          Kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser, CPR-oplysninger og oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen.

 

Her indsamler vi oplysninger fra

 

Vi får kun oplysninger fra dig.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

 

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger

At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig

At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger

At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.

 

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

 

At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev

At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem

At kunne levere de ydelser du har bestilt

At opfylde lovkrav

At administrere din relation til foreningen

 

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:

 

At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen

At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling

At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende

At administrere din relation til foreningen

At opfylde lovkrav

 

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

 

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

 

At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter

At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.

At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter

At kunne planlægge og afholde faglige arrangementer

At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangementer i foreningen

At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 

 

Samtykke

 

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det kun ud fra at du har givet os aktivt samtykke. Vi indhenter kun dit samtykke, når det er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

 

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

 

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

 

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen uden dit samtykke.

 

Modtagere af personoplysninger

 

Oplysninger der kan overlades til eksterne databehandler, der behandler oplysningerne på vores vegne. Vi anvender eksterne databehandler til udsendelse af nyhedsbreve og til registrering af tilmeldte til arrangementer. Vi benytter to eksterne databehandler, MailChimp og Nemtilmeld.

 

–          MailChimp har base uden for EU/EØS. Der er derfor indgået en databehandlingsaftale mellem Nyt Europa og MailChimp med udgangspunkt i at MailChimp har givet de fornødne garantier, gennem en certificering under EU-U.S. Privacy Shield, jfr. EU persondataforodningens art. 45.

–          Nyt Europa har indgået en databehandleraftale med Nemtilmeld for at sikre at dine oplysninger behandles efter persondatadataforordningens principper når du tilmelder dig et Nyt Europa arrangement via Nemtilmeld. Nemtilmeld oplyser dig ligeledes om hvordan dine oplysninger håndteres når du signer op.

–          Nyt Europa har indgået en databehandleraftale med one.com for at sikre at dine oplysninger behandles efter persondatadataforordningens principper, når du benytter Nyt Europas hjemmeside eller indgår i en mailkorrespondance med Nyt Europa. One.com administrere Nyt Europas Mail og hjemmesidesystem og er i den forbindelse databehandler. Nyt Europa har ansvaret for indholdet på Nyt Europas domæne, samt hvad der ligger af personoplysninger i mailsystemet og er derfor dataansvarlig.

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

 

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som arrangementsbruger:

 

Medlemmer: Personoplysninger opbevares, så længe medlemmet opfylder kriterierne for medlemskab.

Når medlemskabet ophører, gemmes personoplysninger i henhold til bogføringsloven i indtil 5 år plus indeværende år.

 

 

Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig senest et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophører (herunder bestyrelsesarbejde) eller efter forespørgsel. Dog ikke oplysninger der gemmes i henhold til at kunne behandle medlemsoplysninger.

 

Opbevaring i anonymiseret form: Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. Disse oplysninger bruger vi til at se hvor mange deltagere vi har til vores arrangementer eller til at se hvor mange der benytter vores nyhedsbrev.

 

Adgang til din persondata: Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har lov til at tilgå disse.

 

Oplysninger om økonomiske transaktioner:

Oplysninger om økonomiske transaktioner gemmes i henhold til bogføringsloven i indtil 5 år plus indeværende år.

 

Kommunikation med Nyt Europa: Når du kommunikerer med os, indsamler vi de oplysninger du selv angiver, eksempelvis i en E-mail. Eksempel på oplysninger du ofte selv vil angive: E-mail, navn, telefonnummer samt indholdet af din henvendelse. Denne behandling af oplysninger sker med det formål, at vi kan levere den bedst mulige service til dig.

 

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

 

Du har ret til at blive oplyst om, hvordan vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)

Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)

Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring

Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

 

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger. Ønsker du at læse Persondataforordningen kan den findes her EU’s persondataforordning

 

 

 

Revision af privatlivspolitikken

 

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom på E-mail.

 

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.